Ce înseamnă un sistem ERP și cum te ajută în administrarea companiei?
În România, imaginea birourilor pline de hârtii și bibliorafturi este încă ceva normal. Aceasta pentru că multe companii încă nu au un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) și își bazează activitatea pe procese manuale, documente fizice și aplicații software disparate, eventual Excel. Aceste metode au devenit însă extrem de ineficiente în fața cerințelor actuale ale pieței și ale forței de muncă.
Orice companie actuală, indiferent de dimensiune sau sector economic se confruntă cu provocări legat de corelarea datelor din mai multe surse, vizibilitate asupra tranzacțiilor, fluxuri de lucru lente și predispuse la erori, lipsa de interconectare între departamente, amenințări de securitate cibernetică etc. Aici intervine un sistem ERP care răspunde tuturor acestor provocări prin centralizarea tuturor datelor și proceselor într-o singură platformă integrată, care permite o gestionare eficientă a datelor și acces la informații în timp real.
Nu înseamnă automat că un sistem ERP vă scapă de toate hârtiile a doua zi, însă vă ajută să treceți la un mod de lucru organizat și digital, care în timp să depindă tot mai puțin de hârtie și lucrul în spațiul fizic al biroului.
Ce este un sistem ERP?
Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este o platformă software integrată care permite gestionarea unitară a tuturor proceselor de business, inclusiv contabilitate, resurse umane, producție, distribuție, marketing , vânzări și managementul lanțului de aprovizionare. ERP-ul centralizează toate aceste funcționalități într-o soluție unică, permițând echipelor să acceseze și să partajeze date în mod eficient, într-un singur loc. Practic, un sistem ERP nu este un singur program, ci o suită de aplicații/module, care colaborează și colectează informații de la diferite departamente, având ca fundație o bază de date centralizată,
Sistemele ERP pot fi clasificate în mai multe moduri, în funcție de diferite criterii. Iată principalele tipuri de ERP:
1. În funcție de modelul de implementare:
- ERP On-Premise – Instalate și gestionate pe serverele proprii ale companiei.
- ERP Cloud – Accesibile prin internet, găzduite de furnizorul soluției (SaaS - Software as a Service).
- ERP Hibrid – Combină elemente on-premise cu soluții cloud pentru flexibilitate crescută.
2. În funcție de dimensiunea și tipul afacerii:
- ERP pentru întreprinderi mari – Soluții complexe, personalizabile (ex. SAP S/4HANA, Oracle ERP Cloud).
- ERP pentru IMM-uri – Mai accesibile, cu funcționalități esențiale (WinMENTOR ENTERPRISE; SoftOne,).
- ERP pentru startup-uri – Soluții ușor de implementat, bazate pe cloud, cu costuri reduse.
3. În funcție de industrie:
- ERP generalist – Aplicabil în diverse domenii, cu module standardizate.
- ERP specializat – Dezvoltat pentru industrii specifice (producție, retail, construcții, sănătate etc.)
Ce module și funcționalități oferă un ERP?
Având în vedere că fiecare afacere este unică, cu cerințe și dimensiuni specifice, sistemul ERP nu este în general un produs standard ci permite alegerea doar a unor module care corespund cel mai bine obiectivelor beneficiarilor. Designul modular al ERP permite ajustarea rapidă la nevoile în continuă schimbare ale unei afaceri, fiind unul dintre motivele pentru care acest software este atât de popular. O companie poate cumpăra doar modulele relevante pentru modelul său de afaceri și provocările sale specifice. Pe măsură ce afacerea crește, poate adăuga noi module ERP pentru a răspunde noilor cerințe.
Avantajul major al unui sistem ERP modular este că o companie poate extinde funcționalitatea fără a schimba întregul sistem. Astfel, nu este necesar să implementeze un ERP nou – un proces adesea complicat și costisitor – atâta timp cât alege un furnizor ERP de încredere, care oferă o gamă variată de module. Citește în continuare o selecție a celor mai des utilizate module:
Module de bază (esențiale):
- Financiar-contabil: contabilitate, facturare, bugete, audit, rapoarte financiare
- Resurse umane (HRM): administrarea angajaților, salarizare, recrutare, evaluări de performanță
- Gestiune stocuri și depozite (WMS): gestionarea inventarului, urmărirea produselor, optimizarea stocurilor
- Achiziții (Procurement): cereri de ofertă, comenzi de aprovizionare, relații cu furnizorii
- Vânzări și CRM: gestionarea ofertelor, comenzilor, relației cu clienții și activităților de vânzări
Module avansate (opționale):
- Producție (Manufacturing/Production Planning): planificarea producției, gestionarea materiilor prime, controlul calității
- Proiecte (Project Management): planificarea, urmărirea și gestionarea proiectelor și resurselor alocate
- Logistică și distribuție: gestionarea comenzilor de livrare, transport și rutare
- Mentenanță (Maintenance Management): planificarea și urmărirea mentenanței echipamentelor sau utilajelor
- E-commerce: integrarea comenzilor online, sincronizarea stocurilor și gestionarea livrărilor
Module avansate pentru decizii strategice:
- Business Intelligence (BI): analiza datelor, rapoarte avansate, prognoze și modelare predictivă
- Managementul relației cu furnizorii (SRM): colaborarea și evaluarea furnizorilor
- Managementul riscurilor și conformității (GRC): respectarea reglementărilor și gestionarea riscurilor
- Document Management: arhivarea, gestionarea și partajarea documentelor electronice
- Automatizarea proceselor (Workflow Automation): definirea și automatizarea fluxurilor de lucru între departamente
Toate modulele sunt personalizabile în funcție de nevoile specifice ale fiecărei organizații.
De ce să implementezi un sistem ERP? 10 beneficii pentru afacerea ta
În 2023, utilizarea suitelor ERP era deja bine consolidată în rândul organizațiilor din UE, variind de la 37,9% în cazul companiilor mici, la 86,3% pentru cele mari, potrivit datelor Eurostat. Motivele pentru această opțiune sunt multe. Un sistem ERP oferă o serie de beneficii esențiale, care îl transformă într-o soluție populară pentru majoritatea afacerilor moderne:
- Centralizarea datelor și automatizarea proceselor. Toate informațiile sunt stocate într-o singură platformă, accesibilă pentru toate departamentele. Sarcinile repetitive sunt automatizate, reducând erorile și economisind timp.
- Vizibilitate în timp real și mobilitate. Permite accesul la date actualizate pentru luarea rapidă a deciziilor, indiferent de locație, prin aplicații web sau mobile.
- Eficiență operațională și reducerea costurilor. Optimizează fluxurile de lucru și îmbunătățește productivitatea echipelor. Automatizarea și integrarea proceselor scad costurile administrative și operaționale.
- Scalabilitate și flexibilitate. Sistemul se poate adapta ușor la creșterea afacerii sau la noi cerințe.
- Raportare avansată și analize predictive. Generează automat rapoarte detaliate care ajută la analizarea performanței afacerii. Utilizează date istorice pentru a face prognoze și pentru a sprijini deciziile strategice.
- Colaborare între departamente, control intern sporit. Îmbunătățește comunicarea și cooperarea între echipe, indiferent de locație. Permite aplicarea unor reguli și politici clare pentru gestionarea datelor și accesului.
- Experiență mai bună pentru clienți și managementul relațiilor cu clienții. Centralizează informațiile despre clienți și sprijină o comunicare mai eficientă. Procesele mai eficiente și datele centralizate duc la livrări mai rapide și servicii mai bune.
- Trasabilitate și conformitate. Urmărește fiecare etapă a proceselor și ajută la respectarea reglementărilor.
- Securitatea datelor. Protejează informațiile companiei prin criptare și controlul accesului.
- Planificare optimizată a resurselor. Permite alocarea eficientă a materiilor prime, timpului și personalului.
Sisteme ERP în oferta Next IT Solutions
Next IT Solutions îți oferă accesul la două dintre cele mai moderne, performante și ușor de utilizat sisteme ERP de pe piață.
Softone ERP este o soluție modulară și flexibilă, care automatizează și simplifică toate procesele operaționale ale unei afaceri, oferind un nivel ridicat de transparență, control și productivitate. Cu peste 32.000 de clienți și 130.000 de utilizatori finali la nivel internațional, platforma integrează într-un singur sistem inclusiv module de contabilitate generală și contabilitate de gestiune, producție, procesarea vânzărilor și achizițiilor, managementul clienților și furnizorilor și managementul mijloacelor de transport.
Disponibilă atât on-premises, cât și în cloud, soluția se adaptează ușor oricărui tip de companie, oferind mobilitate extinsă prin aplicații web și mobile, costuri reduse și implementare rapidă. Cea mai recentă versiune, SOFTONE Cloud ERP Series 6, este cu 50% mai rapidă, 100% mai intuitivă și include funcționalități avansate precum Business Robotics, BI Data Lake, SAF-T, e-Factura și e-Transport. Cu actualizări automate și o arhitectură scalabilă, SOFTONE ERP susține dezvoltarea continuă a afacerilor, fără investiții suplimentare în infrastructură IT.
Pe de altă parte, WinMENTOR Enterprise este unul dintre cele mai populare sisteme ERP din România, cu peste 45.000 de utilizatori la nivel național. Bazat pe experiența unei echipe de specialiști cu peste 30 de ani de activitate în domeniu, acest sistem ERP integrat oferă o soluție completă pentru gestionarea contabilității, stocurilor, relațiilor cu clienții și furnizorii, și a trezoreriei. WinMENTOR Enterprise permite generarea simultană a înregistrărilor contabile pe mai multe planuri de conturi, automatizarea contării documentelor și gestionarea eficientă a proiectelor și cheltuielilor europene. De asemenea, sistemul generează automat declarațiile fiscale (300, 390, 394) și situațiile financiare obligatorii, simplificând astfel procesele financiare.
Fiind ușor de personalizat cu ajutorul celor 22 de module suplimentare, WinMENTOR permite integrarea opțiunilor de CRM, EDI, BI, gestionarea caselor de marcat și multe altele, acoperind nevoile afacerilor de retail, producție, restaurante, depozite, evidența parcului auto și comerț online. Dezvoltat pe tehnologiile de baze de date Oracle și PostgreSQL, WinMENTOR asigură performanță, securitate și scalabilitate. În plus, este disponibil în limba engleză, maghiară și italiană, ușurând accesul la eFactura, eTransport și depunerea SAF-T (D406). Interfața prietenoasă și funcționalitățile de comunicare facilitează colaborarea între departamente și utilizatori, iar securitatea avansată garantează protecția datelor și limitarea accesului la informațiile sensibile.
Contactează Next IT Solutions pentru consultanță în alegerea celui mai eficient sistem ERP pentru cerințele unice ale afacerii tale.